Makassartoday.com, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur tengah melakukan pemusnahan sejumlah arsip lama yang sudah tidak digunakan lagi.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan langkah ini diperlukan untuk mengurangi beban dokumen fisik yang terus menumpuk di ruang arsip.
“Pemusnahan dokumen arsip itu harus dilakukan, daripada numpuk seperti ini jadi beban OPD. Jadi, perlu ada pemusnahan, tapi harus sesuai dengan aturan yang berlaku,” ungkap Rasman, Selasa (05/11/2024).
Ia menekankan, meskipun banyak arsip yang dimusnahkan, langkah tersebut bukan berarti kehilangan informasi penting. Sebaliknya, pengelolaan arsip kini beralih ke format digital.
“Sekarang ini, digitalisasi arsip-arsip yang ada harus kita perkuat, sehingga dokumen yang diperlukan tidak hilang begitu saja,” tambahnya.
Pemusnahan ini terutama melibatkan dokumen-dokumen yang sudah lama, dari tahun 2005 hingga 2011. Saat itu, arsip-arsip tersebut belum terdigitalisasi.
“Dokumen yang tidak diperlukan lagi memang harus dimusnahkan, karena jika disimpan terus, hanya akan menjadi beban. Sementara data yang penting, sudah ada dalam bentuk digital,” katanya.
Dalam hal ini, Rasman menegaskan bahwa pemusnahan dokumen sudah melalui proses pertimbangan yang cermat.
“Dokumen yang dimusnahkan sudah tidak diperlukan lagi. Misalnya data 2004 yang sudah usang, tentu saja kita yakin sudah tidak relevan,” tambahnya.
Dengan langkah ini, Dispora Kaltim bertujuan untuk lebih memodernisasi pengelolaan arsip, memastikan data penting tetap aman dalam format digital, dan memudahkan akses dokumen ketika dibutuhkan di masa depan.
(**)
